Управляем временем. Часть 1 — техники ведения дел

В процессе жизни перед нами возникают разные задачи: проверить информацию в интернете, написать письмо или ответить на сообщение в мессенджере. Позвонить маме. Какие-то задачи важнее, а другие требуют меньше внимания и времени.

В зависимости от количества задач люди управляют делами по-разному — кто-то их запоминает, кто-то записывает. Но когда запланированы десятки мелких и крупных дел, можно легко что-то забыть. Однажды я столкнулся с проблемой, когда количество задач резко возросло и мой принцип ведения дел «всё запомню и по ходу разберусь» начал сбоить: то пошёл в магазин за молоком и купил всё, кроме него, то забыл отправить деловое письмо. Но это мелочи. Как-то раз я забыл позвонить подрядчику, что сорвало сроки поставки оборудования — именно тогда и решил найти способ наладить тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент помогает ничего не забывать и успевать делать все дела при помощи распределения времени, расстановки приоритетов и контроля выполнения рабочих задач.



Что это?

Поиск оптимального приложения и методики занял много времени. Существуют разные способы ведения списка дел:

  • Запоминать. Самый простой и ненадёжный вариант. Ритм жизни растёт, с каждым днём мы взаимодействуем со всё большим потоком информации, а дел меньше не становится. При планировании списка покупок можно отвлечься на сообщение — и вот, ленивый воскресный завтрак уже обойдётся без омлета с помидорками;
  • Записывать. Раньше это была единственная возможность чётко структурировать свои дела и следить за прогрессом выполнения. Но у этого способа есть существенный недостаток: блокнот или ежедневник можно забыть, и тогда они бесполезны;
  • Оформлять списки задач. Я считаю этот способ ведения дел наиболее практичным, лёгким и удобным. Смартфон всегда с нами, его можно держать одной рукой для ознакомления с информацией и быстро возвращать в карман, когда нужны обе руки. Вы вряд ли потеряете или забудете такой список задач, так как он синхронизируется с интернетом, часами, компьютером и планшетом. Но что самое важное, голосовые ассистенты позволяют вовсе не контактировать с телефоном — достаточно проговаривать команды вроде «Напомни заказать пиццу завтра в 19:15».

Я управляю задачами в блокнотах и телефоне. В ежедневнике или блокноте мне нужны пронумерованные страницы (иногда приходится пронумеровывать их вручную) и несколько листов «содержания», которые я заполняю по мере накопления записей. Туда я подробно записываю основные дела на день или неделю, чтобы при прочтении не возникали вопросы, а суть дела сразу всплывала в памяти.

Среди блокнотов предпочитаю фирму Moleskine — полюбил ее продукты после первого знакомства за качество и долговечность. Это как iPhone, но в мире ежедневников: конкретная плотность бумаги, разные размеры (от небольшой карманной книжки до A4), множество аксессуаров. Страницы могут быть чистыми, разлинованными или в клетку.

В телефоне же я веду крупные и мелкие дела. Основная хитрость — записывать их сразу. Иначе, если отложить, какая-нибудь важная задача обязательно вылетит из головы.

Зачем нужна техника ведения дел?

Возможно вы думаете, что это все ерунда. Если так — замечательно! Но почему бы не воспользоваться прогрессом и не разгрузить мозг? Он и без того постоянно в работе, а количество информации и задач постоянно растет. Как говорил в недавнем подкасте Антон Поздняков: человек должен делегировать простые задачи компьютеру, а сам решать задачи другого порядка.

Продуктивность это важная составляющая любого дела. И не важно, чем вы заняты: гоняете мяч в FIFA, сидя на диване, или программируете робота — стоит однажды взять дела под полный контроль и вы сразу поймёте, нужно ли вам это.

Какие бывают техники ведения дел?

Я затрону основы техник тайм-менеджмента, которые позволят составить представление о различных методиках ведения дел.

Getting Things Done (GTD)

Пожалуй, это самая известная техника. Ее автор, Дэвид Аллен, говорил так: выкиньте всё из головы. Впрочем, я не согласен с такой формулировкой. Может, лет 10 назад она была актуальна, но сейчас, когда вокруг тысяча и один гаджет, считаю такой подход чересчур однобоким. Однако Аллен дал прекрасный инструмент, который можно «подогнать» под себя.

Основной принцип заключается в освобождении от необходимости запоминать текущие дела. Для этого их надо перенести на бумагу или в специальную программу, благодаря чему человек может сосредоточиться на самих делах. Процесс ведения дел в стиле GTD заключается в создании папки «Входящие», прямо как в электронной почте: это место, куда вы записываете все дела. Важно записывать задачу в ту же минуту, когда она появилась в сознании. Записали и забыли на какое-то время. Потом (например, раз в день), заходите и сортируете все дела в этой папке.

Приложение 2Do — мощный мультиплатформенный агрегатор задач, который подходит для ведения дел по технике Getting Things Done

Еще одна особенность техники — упрощение задач в списке. То есть, вместо «Накачаться» надо поставить себе ряд более простых действий: составить меню на неделю, пройти медосмотр, провести первую тренировку и так далее. Дальше надо отсортировать задачи во «Входящих», присвоив теги в соответствии с местом выполнения, временем и типом. После — перенести задачу из «Входящих» в подходящую папку. Иерархия папок не имеет значения; она может быть какой угодно, лишь бы вам было удобно.

GTD предлагает сортировать дела при помощи тегов:

  • @ — место, в котором предполагается совершение действия. Магазин, офис или библиотека;
  • # — время действия. Утро, день или вечер;
  • = — тип действия. Звонок, почта, встреча, проверка;
  • ^ — событие. Выставка, совещание, поход в кино;
  • ! — группа контекстов.

Рассмотрим ситуацию: вы находитесь дома в субботу днём. Под рукой ноутбук, счета за коммунальные услуги, а вечером вы планируете сходить в кино с друзьями. В вашем списке есть определённые дела, уже рассортированные по папкам «Работа», «Дом», «Гараж», «Книги». Оперируя тегами @дом + #суббота + (=звонок, =оплата, =купить) + ^кино, вы оплачиваете коммуналку через интернет и звоните друзьям, чтобы договориться о времени сеанса, после чего покупаете билеты.

Кратко: в голове ничего не держим, все задачи записываем во «Входящие». Раз в день разбираем эти входящие (можно не все сразу, если вы только переходите на GTD), работаем с рассортированными задачами в зависимости от места и времени.

Pomodoro

Это интересный метод тайм-менеджмента, который зародился в 1980-х годах. Его разработал итальянец Франческо Чирилло — после первой сессии в университете он понял, что времени на учёбу уходит очень много, и решил провести эксперимент: уделять одной задаче всё своё время, не отвлекаясь на что-то другое.

Суть метода заключается в коцентрации на конкретной задаче. Причём практиковать этот метод можно без всяких дополнительных программ, нужны ежедневник и таймер: засекаем 25 минут, работаем и ни на что не отвлекаемся. После звонка таймера отдыхаем 3-5 минут, а после каждого четвёртого таймера — отдыхаем 20-30 минут.

Pomotodo — мультиплатформенное приложение для ведения дел по технике Pomodoro с интегрированными тегами, списком дел, статистикой использования и так далее

Такой способ тайм-менеджмента позволяет сосредоточится на конкретной задаче, а не привязываться к списку «Сегодня». Напоминания по времени, месту и прочие блага современных менеджеров задач отходят на задний план: контроль списка задач и расстановка приоритетов остаются за вами.

На первый взгляд это простой метод, но в реальности мы постоянно отвлекаемся на мессенджеры, почту, звонки, социальные сети, новости, коллег, друзей, домашних животных, соседей… Если вы сможете «выключить» эти факторы из жизни на полчаса, будете работать продуктивнее. Как бонус, не придется строить из себя Цезаря.

Кратко: ставим таймер на 25 минут, работаем до сигнала. Отдыхаем 3-5 минут, после чего снова работаем 25 минут. После каждого четвёртого сигнала отдыхаем 20-30 минут.

Bullet journal

Эту систему управления задачами придумал дизайнер из Нью-Йорка по имени Райдер Кэрролл. Она проста в освоении и практична благодаря понятным тегам, календарю с важными датами и страницами с планами на ближайшие месяцы.

Первое, что надо сделать — взять чистый ежедневник. Нелинованный подойдёт лучше всего. Далее пронумеровываете страницы; необязательно все сразу, достаточно нескольких десятков. На первом листе оформляете содержание. Это позволит ориентироваться в ежедневнике максимально быстро. Потом пишете планы на полгода или год, причём задачи надо ставить конкретные, а не бесформенные формулировки типа «Выучить английский». Все сложные задачи, как и в GTD, разбиваете на простые этапы.

NotePlan на macOS и iOS — редкий представитель приложений для ведения дел по технике Bullet journal. Поддерживает язык разметки текста Markdown

После страницы с планами создаёте календарь, в котором прописываете месяцы, оставляя место в каждом под важные даты. В этот календарь вносите дни рождения, годовщины и так далее.

Поздравляю: структура ежедневника в стиле Bullet journal готова. Эта техника предлагает визуализировать теги задач — то есть, вместо символа или слов «Посмотреть» нужно нарисовать глаз. Лаконично и не требует заучивания легенды, как при работе с Getting Things Done, но рисовать глаз вместо простого символа захочет не каждый человек.

Кратко: пронумеровываем страницы, пишем конкретные задачи на ближайшие полгода-год, прописываем все важные задачи в месяцы календаря. Создаём быстрые записи в ежедневнике и затем возвращаемся к ним при наступлении соответствующей даты.

Канбан

Это техника управления производственным предприятием, которую затем адаптировали для ведения дел. История канбана началась в 60-х годах в Японии — пионером практики стала компания Toyota. Поскольку это производственная компания, то и принципы, заложенные в управление её производством, соответствующие.

Любое производство состоит из нескольких конвейеров и деталей изделия. Одна из деталей является основной и задаёт темп производству всех конвейеров; другие конвейеры не могут повлиять на увеличение скорости выпуска конечных изделий — но могут их замедлить. Например, руль: без руля обычную машину не продать, но если у вас на складе одновременно собираются три машины, то двадцать рулей не ускорят их сборку. Поэтому техника канбан налаживает управление производством дополнительных деталей при помощи информационных карточек — они сигнализируют «предыдущему» конвейеру о необходимости начинать производство. Так дополнительные конвейеры производят столько деталей, сколько нужно основному конвейеру.

Trello — самый известный представитель мультиплатформенного ПО для ведения дел по технике канбан. Мы используем сервис в работе BeardyCast, но не ведём его активно и нарушаем все правила разделения задач по типу столбцов

Для ведения канбан-доски нужно разграничить рабочее пространство на пять столбцов. Заполнив их, вы увидите расписание и приоритеты на ближайшее время:

  1. Задачи на сегодня;
  2. Задачи на неделю;
  3. Задачи на месяц;
  4. Задачи на год;
  5. Выполненные задачи.

Плюс такого подхода в наглядности. Приоритет задач можно определять по стикеру, если вы используете традиционную доску, или по цвету задачи, если используете приложения. Некоторые столбцы можно скрывать — например столбец с задачами на год.

Кратко: разграничиваете рабочую достку по дням, неделям, месяцам и годом на пять столбцов. Назначаете в каждый задачи, отмечаете их стикером или цветом.

Итог

В 2017 году необязательно вести ежедневник для управления делами. Техник ведения дел много, а приложений для смартфонов и ПК — еще больше. Есть как мультиплатформенные решения, так и заточенные под конкретную операционную систему, начиная от стандартных «Заметок» и заканчивая интегрированными в Outlook монструозными комбайнами-площадками для работы целых фирм.

Во второй части статьи я рассмотрю «бытовые» приложения для персонального использования или работы небольшой группы людей.

1
Автор: Григорий Громов

Спасибо Павлу Урусову за фотографию, которую мы использовали в начале статьи